Bayangkan stok fisik di gudang berjumlah 96 unit, sementara sistem mencatat 100 unit, sebuah selisih yang tampak kecil tetapi perlu dijelaskan dengan data yang jelas di kawasan berikat.
Setiap barang di kawasan ini memiliki jejak dokumen yang dapat diperiksa oleh pihak Bea Cukai, sehingga tim gudang perlu tahu cara menelusuri selisih stok dengan cepat dan rapi.
Selisih seperti ini sering berawal dari hal sehari-hari, mulai dari salah hitung, transaksi yang terlambat diinput, hingga barang rusak yang belum dicatat.
Artikel ini membahas langkah menelusurinya secara berurutan dan cara sistem yang tepat membantu tim bekerja lebih cepat.
Mengapa Selisih Stok Perlu Segera Ditelusuri
Barang di kawasan berikat mendapat fasilitas penangguhan bea masuk, sehingga pergerakannya diawasi lebih ketat dan jumlah di gudang harus sesuai dengan jumlah di pembukuan.
Selisih yang dibiarkan dapat memicu pemeriksaan tambahan dan, pada kondisi tertentu, tagihan bea masuk beserta denda yang mengganggu kelancaran operasional perusahaan.
Penanganan selisih dapat berbeda sesuai penyebabnya, sehingga bukti yang lengkap membantu perusahaan menjelaskan kondisi yang sebenarnya.
Karena itu, penelusuran sebaiknya dimulai segera setelah selisih ditemukan, selagi data transaksi dan dokumen pendukung masih mudah dilacak.
5 Langkah Menelusuri Selisih Stok
Penelusuran selisih stok akan lebih mudah dilakukan jika tim gudang mengikuti urutan langkah yang jelas dan tidak langsung menyimpulkan penyebabnya.
Setiap langkah membantu tim mempersempit kemungkinan, mulai dari kesalahan hitung hingga transaksi yang belum tercatat.
Berikut lima langkah yang dapat diterapkan.
- Pastikan Hitungan Fisik Benar
Hitung ulang barang di lokasi yang sama, sebaiknya oleh dua petugas berbeda agar hasilnya dapat saling dibandingkan.
Kesalahan hitung sering muncul dari barang yang tercampur antar rak atau satuan yang berbeda, sehingga langkah ini perlu dilakukan sebelum menelusuri hal lain.
- Telusuri Mutasi Barang
Periksa seluruh pergerakan barang sejak terakhir kali stok cocok, mulai dari penerimaan, pemindahan antar gudang, hingga pengeluaran.
Dari penelusuran ini, tim dapat menemukan transaksi yang terlambat diinput atau tercatat dua kali.
- Cocokkan dengan Dokumen Pabean
Bandingkan setiap mutasi dengan dokumen pabean pemasukan dan pengeluaran barang yang terkait.
Perhatikan jumlah, tanggal, dan nomor dokumen agar tidak ada barang yang tercatat tanpa dasar dokumen yang sah.
- Periksa Barang Rusak dan Sisa Produksi
Selisih sering berasal dari barang rusak, sisa potongan, atau scrap yang belum dicatat di sistem.
Setiap kejadian tersebut perlu memiliki berita acara agar dapat dipertanggungjawabkan saat pemeriksaan.
- Catat Penyebab dan Lakukan Koreksi
Setelah penyebab ditemukan, buat catatan koreksi lengkap dengan bukti pendukung seperti foto, berita acara, atau salinan dokumen.
Catatan ini memudahkan tim saat harus menjelaskan selisih kepada auditor atau petugas pabean.
Kendala Jika Pencatatan Masih Manual
Banyak perusahaan masih memakai spreadsheet atau beberapa aplikasi terpisah untuk mencatat gudang dan dokumen pabean, sehingga tim harus mencocokkan data satu per satu dan penelusuran bisa memakan waktu berhari-hari.
Data yang sama juga sering diketik berulang di tempat berbeda, sehingga risiko salah input meningkat dan tim bekerja di bawah tekanan ketika laporan kawasan berikat perlu segera disusun.
Mengenal Peachtree dan Odoo untuk Kebutuhan Stok
Peachtree adalah layanan dari PT Rimba Ananta Vikasa, perusahaan IT yang menyediakan konsultasi dan kustomisasi ERP Odoo bagi berbagai kebutuhan bisnis.
Odoo sendiri adalah aplikasi ERP yang menyatukan pencatatan stok, pembelian, produksi, penjualan, dan keuangan dalam satu sistem yang dapat diakses oleh banyak divisi sekaligus.
Setiap bisnis memiliki alur kerja yang berbeda, sehingga Odoo sering perlu disesuaikan agar cocok dengan proses yang berjalan di lapangan.
Peachtree menyediakan layanan kustomisasi ERP Odoo yang dikerjakan oleh Odoo Developer yang memahami kebutuhan perusahaan, lalu menyesuaikan fitur Odoo dengan alur kerja di lapangan.
Penerapan Odoo untuk Kawasan Berikat
Kawasan berikat memiliki aturan pencatatan yang berbeda dari gudang pada umumnya, sehingga pengaturan Odoo perlu mengikuti kebutuhan pelaporan yang berlaku.
Untuk keperluan ini, penerapan IT inventory kawasan berikat dapat menjadi solusi yang membantu perusahaan menjaga pencatatan barang tetap tertib.
Dengan sistem yang sudah disesuaikan, setiap pemasukan dan pengeluaran barang terhubung langsung dengan data dokumen pabean, sehingga saat muncul selisih tim dapat menelusuri riwayat barang dalam satu layar tanpa membuka banyak file.
Laporan kawasan berikat juga dapat disusun dari data yang sama, sehingga angka di gudang dan angka di laporan lebih mudah disesuaikan dan tim lebih siap menghadapi pemeriksaan.
Kesimpulan
Selisih stok di kawasan berikat, seperti 96 unit di gudang dan 100 unit di sistem, perlu ditelusuri secara berurutan mulai dari hitung ulang fisik, pengecekan mutasi, pencocokan dokumen pabean, hingga pencatatan koreksi.
Langkah yang rapi membantu tim menemukan penyebab selisih lebih cepat dan menjelaskannya dengan data saat pemeriksaan datang.
Pencatatan manual membuat proses ini memakan waktu dan rawan salah input, sehingga banyak perusahaan membutuhkan sistem yang lebih terhubung.
Odoo yang disesuaikan dengan kebutuhan kawasan berikat dapat membantu tim gudang menelusuri riwayat barang dan menyusun laporan dari data yang sama.
